Una nueva tendencia, conocida como RPA, automatiza tareas manuales y repetitivas que hacen los humanos en sus entornos de trabajo. Como consecuencia, las organizaciones ahorran costos, reducen la posibilidad de errores, a la vez que realizan en minutos lo que antes les tomaba varias horas.

Desde hace ya varios años, la robotización dejó de ser un elemento de ciencia ficción para convertirse en realidad. La imagen de robots o máquinas que están en fábricas, ensamblan piezas y reemplazan partes defectuosas por partes buenas ha sido parte de la innovación que ha movido las principales industrias en el último tiempo. Pero era cuestión de tiempo para que los robots ingresaran a las oficinas e impactaran también los procesos operativos que llevan las empresas en sus instalaciones y que, hasta ahora, le ocupan gran parte del tiempo a los empleados.

Una nueva raza de robots, que logran ejecutar procesos automáticos controlados por algoritmos ha llegado para quedarse. Su objetivo: automatizar a través de software un sinnúmero de tareas manuales y repetitivas que hacen los humanos en las oficinas y que les permitirá a las organizaciones ahorrar costos, reducir la posibilidad de errores y hacer en minutos lo que antes les tomaba varias horas.

Se trata de la Automatización Robótica de Procesos, conocida como RPA, nueva tendencia que empieza a convertirse en una parte cada vez más importante de las estrategias de transformación digital para las empresas y que, como es natural, nació en los países más desarrollados.

Es precisamente en estos países donde, según el estudio de RPA Global, realizado por Deloitte, más del 53% de las organizaciones -es decir una de cada dos- ha comenzado a usar RPA para mejorar su eficiencia y productividad. En países como Colombia cada vez se escucha hablar más de esta tendencia. Es así como empresas del sector financiero, oil & gas, telecomunicaciones, BPOs e integradores, ya la tienen incorporada, o en proceso de absorción, obteniendo importantes beneficios.

¿En qué consiste?

De acuerdo con Ignacio Carou, Gerente general de 2NV, una de las empresas especializadas en este tipo de servicios en Colombia, la Automatización Robótica de Procesos tiene su origen en el procesamiento manual de altos volúmenes de información en las organizaciones.

En su concepto, “las empresas deben cumplir y ejecutar más procesos hoy que en el pasado para atender las necesidades de su negocio. Muchos de ellos llevan a generar ineficiencias y altos riesgos corporativos si se ejecutan de forma incorrecta. Es en este contexto donde la automatización mediante bots (programa informático autónomo que es capaz de llevar a cabo tareas concretas e imitar el comportamiento humano) se convierte en una gran solución para reducir la intervención humana en procesos repetitivos, optimizando recursos y disminuyendo riesgos en las empresas”.

Hasta ahora, una de las principales aplicaciones de los bots es hacer más eficientes áreas como las de Servicio al cliente y Atención de quejas y reclamos en los centros de llamadas. Son bots que, con la ayuda de parametrización, o de componentes de Inteligencia Artificial y de Machine Learning (Aprendizaje Automático), son ‘entrenados’ para dar respuestas a los clientes, solucionándoles sus dudas o indicándoles cómo pueden acceder a servicios.

La Automatización Robótica de Procesos escala un nuevo nivel dentro de las organizaciones. Su objetivo ahora son las tareas repetitivas que tienen que ver con procesos tecnológicos, financieros y contables, entre otros. Desde migrar la información de una aplicación a otra, o comparar los precios de la competencia en una tienda en línea, hasta reducir varios pasos en los procesos de facturación y pagos, los bots están asumiendo las tareas que antes hacían los humanos.

Durante la gestión contable y financiera, por ejemplo, es habitual que los empleados de una empresa deban ingresar a diferentes plataformas y navegar por diferentes menús para contabilizar entradas diarias, ingresar facturas de proveedores, gestionar aprobaciones y obtener información que luego consolidan en hojas de cálculo para su consumo posterior, ya sea internamente o a través de reportes para entidades de control.

“Estas tareas suelen ser desgastantes y son tan dispendiosas que, con suerte, se realizan una vez a la semana. Con la implementación de bots se puede lograr que los reportes se realicen a diario durante la noche (sin horas extras o recargos nocturnos). Como resultado, cada uno de los interesados tendrá una copia en su buzón al empezar el día y la información siempre se obtendrá de la misma forma, evitando sesgos que entorpezcan la toma de decisiones acertadas. Asimismo, durante la capacitación de nuevos colaboradores, se dará mayor énfasis a qué hacer con la información, en lugar de como obtenerla; a la vez que se generarán ahorros en costos, tiempos y recursos, al reducir la participación humana en el proceso. Finalmente, se reducirán las posibilidades de error al disminuir o eliminar los posibles fallos humanos”, explica Ignacio Carou.

El ejecutivo de 2NV agrega que hay casos documentados en los que las compañías han logrado ahorrar miles de dólares y reducir de 240 a 20 horas la ejecución de algunos de estos procesos relacionados con el área financiera.

¿Amenaza para los empleos actuales?

Los expertos en el tema coinciden en que la automatización es una tendencia que llegó para quedarse. No se puede ver como una moda pasajera. Por ello, más que intentar frenarla, la recomendación es que los humanos terminen entendiéndola como una oportunidad para desarrollar nuevas habilidades que hagan más interesante y diferencial su trabajo.

Por el momento, se trata de una tendencia que apenas despega pero que ya tiene importantes proyecciones de crecimiento. De acuerdo con el estudio de Deloitte, se espera que este mercado crezca en el mundo un 72% entre 2019 y 2020 y que se convierta en una de las tendencias más retadoras para la innovación y transformación digital de las empresas en los próximos años.

“Es posible que muchos vean esto como una amenaza. Seguramente criticarán el impacto que pueda generar en el mercado laboral y los conflictos de la competencia entre tecnología y humanos. Sin embargo, nosotros creemos que esta situación se viene dando ya hace muchos años producto de los avances tecnológicos que impactaron en las opciones laborales disponibles. Así como surgen nuevas profesiones y actividades, otras dejan de ser productivas y rentables. La implementación de esta tecnología permite volcar a las personas a tareas más productivas y de mayor valor agregado que la ejecución de actividades repetitivas y manuales”, concluye Ignacio Carou, Gerente general de 2NV.